Учет времени сотрудников: лучшие решения и практики

Без категории

Учет рабочего времени на предприятии: ключевые моменты и правила, зачем нужен

регламент рабочего времени

Рабочее время — это период, когда сотрудник занимается выполнением своих профессиональных задач, как это определено в его должностной инструкции. Именно на основе отработанных часов производится расчет заработной платы.

Данный процесс регламентирован статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Важно, чтобы все внутренние документы организации, касающиеся учета времени работы сотрудников, соответствовали положениям этой статьи.

Определение и законодательная регуляция.

Учетом времени работы называется процесс фиксации количества отработанного времени в часах, затраченных работником на выполнение его рабочих обязанностей на производстве. Эта информация регистрируется в специальном документе, известном как табель учета раб.времени, по закону такой должны вести все предприятия, вне зависимости от размеров.

Законодательство РФ предусматривает 2 основные формы табеля: форма Т12 для ручного заполнения и — Т13, предназначенная для использования в автоматизированных системах учета.

Виды учета: какие бывают?

Регламент требует от работодателя вести записи отработанных часов, однако предоставляет свободу в выборе методики. Существуют различные подходы:

  • 1. Поденный:
    Здесь фиксируются часы, отработанные сотрудником за день. Их суммируют для расчета зарплаты. Но этот метод может быть неэффективен, если график работы сотрудника варьируется (например, 10 часов в понедельник и 6 в пятницу), что может привести к необходимости оплаты сверхурочных.
  • 2. Недельный:
    Подходит для случаев, когда часы разнятся по дням. Здесь исходят из 40-часовой недели, распределяемой гибко. Работа сверх 40 ч считается сверхурочной и оплачивается отдельно.
  • 3. Суммированный:
    Период учета уже расширен до месяца, квартала или года. Однако для работников с вредными условиями труда максимальный срок — три месяца. Здесь ежедневно фиксируются часы работы, а итоги подводятся в конце заданного периода. Сверхурочные часы также оплачиваются в конце.
  • 4. Позитивный:
    Когда записывается время работы и время отсутствия работника на рабочем месте.
  • 5. Негативный:
    Когда фиксируем только время отклонений от трудового графика.

    Выбор метода учета должен быть официально утвержден приказом компании.
регламент рабочего времени

Ответственность и как организовать учет

Ответственность лежит на работодателе, в лице директора компании. Ключевые моменты:

  • Директор фирмы должен приказом назначить ответственного. В маленьких организациях этим может заниматься 1 человек, а в больших — задача обычно ложится на руководителя подразделения.
  • В больших организациях начальник отдела ежемесячно заполняет табель на каждого подчиненного, закрывает и затем ставит свою подпись, после чего отправляет документ в бухгалтерию.
  • Бухгалтерия занимается последующими расчетами на основе предоставленных табелей. Чаще всего для подсчета и обработки табелей отводится пару дней, так все данные будут обработаны в срок.

Именно поэтому, учет рабочего времени представляет собой взаимодействие между руководством, отделами и бухгалтерией, обеспечивающее точность и своевременность расчетов.

Какие есть методы организации учета времени работы сотрудников

Разнообразие методов позволяет любой компании выбрать наиболее подходящий для себя:

  • 1. Таблицы в Excel или Гугл Документы:
    Удобный и доступный способ для малых компаний. Табели могут включать подробные записи о часах работы каждого сотрудника.
  • 2. Журналы контроля присутствия на входе:
    Традиционный метод, при котором сотрудники отмечают свое прибытие и уход вручную.
  • 3. Видеонаблюдение и/или аудиозапись:
    Методы, позволяющие контролировать присутствие и активность сотрудников в рабочее время. Важно учитывать нормы о конфиденциальности и личных правах.
  • 4. Программы бухгалтерского учета:
    Автоматизированные системы, интегрированные с бухгалтерией для удобства расчетов.
  • 5. Контроллеры и карточки доступа:
    Электронные системы учета, фиксирующие время прихода и ухода сотрудника посредством специальных карточек.
  • 6. CRM-системы:
    Сложные системы, которые могут включать учет рабочего времени как часть более широкого функционала по управлению клиентскими отношениями.
  • 7. Специальные программы тайм-трекеры:
    Программы для точного учета времени, проведенного сотрудником над конкретными задачами или проектами.

Каждый из этих методов имеет свои преимущества и может быть эффективен в зависимости от специфики и размера компании.

Сервисы для учета рабочего времени: Kickidler

Kickidler — это современный инструмент для мониторинга рабочего времени, предлагающий ряд полезных функций:

  • Мониторинг в реальном времени:
    Возможность просмотра действий сотрудника на его мониторе в любой момент, обеспечивая тем самым прозрачность рабочего процесса.
  • Запись действий:
    Функция записи позволяет вести журнал активности сотрудника, что может быть полезно для анализа продуктивности и решения спорных вопросов.
  • Уведомления о нарушениях:
    Система может настраиваться на отправку уведомлений о нарушениях трудового распорядка, например, при посещении запрещенных сайтов.
  • Автоматический учет:
    Табель заполняется автоматом, включая фиксацию перерыва

Kickidler предлагает семидневный тестовый период. После этого стоимость за пользование начинается от 180 рублей за месяц онлайн-контроля 1 компьютера (если сразу покупать лицензию на 3 года). Этот сервис может быть особенно полезен для компаний, стремящихся к максимальной прозрачности и контролю рабочих процессов.

учет рабочего времени сотрудников

Сервис для учета рабочего времени: Crocotime

Crocotime — это многофункциональный сервис для учета рабочего времени, который предлагает ряд важных возможностей:

  • Интеграция с различными системами:

Сервис может интегрироваться с IP-телефонией, календарями сотрудников и системами контроля входа-выхода, обеспечивая тем самым комплексный подход к учету времени.

  • Контроль рабочего времени вне сети:
    Crocotime способен отслеживать рабочее время как в онлайн, так и в офлайн режимах, что является важным аспектом для комплексного мониторинга.
  • Автоматическое составление табелей, с анализом продуктивности работников + отслеживание периодов, когда они отвлекались от работы.
  • Гибкость в ведении записей:
    Данные могут вноситься как вручную, так и через интегрированную систему кадрового учета.

Crocotime предоставляет тестовый период, после чего стоимость использования его облачной версии составляет порядка 250 рублей за месяц за одного сотрудника. Этот сервис подойдет компаниям, ищущим гибкое и многофункциональное решение для эффективного учета рабочего времени.

учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени является обязательным для всех организаций согласно закону, и его игнорирование может стать причиной серьезных штрафов. Однако, при грамотной организации этого процесса, он может принести дополнительные преимущества, такие как анализ загруженности сотрудников, оптимизация работы, повышение дисциплины и самоосознания в коллективе.

Существует множество методов учета, начиная от простых таблиц Excel, заполняемых вручную, до сложных программных решений, способных автоматизировать процесс и предлагать различные дополнительные функции. Это позволяет каждой организации выбрать наиболее подходящий способ учета, исходя из своих потребностей и ресурсов.

Sklifosovsky Blog
Добавить комментарий